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個(gè)人檔案在校時(shí)稱為學(xué)生檔案，包含畢業(yè)生登記表、成績(jī)單等個(gè)人學(xué)習(xí)材料，入黨志愿書(shū)等黨團(tuán)材料以及其他可供參考的材料。畢業(yè)后，高校將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位，就業(yè)單位在學(xué)生檔案基礎(chǔ)上增加就業(yè)經(jīng)歷等工作材料，形成人事檔案。 檔案除了供用人單位考察錄用人員之外，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益和福利的憑證，無(wú)論是工作調(diào)動(dòng)、考研、公務(wù)員招考，還是職稱評(píng)審、考資格證、工齡認(rèn)定、社保辦理、住房補(bǔ)貼發(fā)放、入黨、辦理退休等，都要用到它。

個(gè)人檔案一般會(huì)存放在學(xué)校、人才市場(chǎng)或工作單位。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，個(gè)人檔案屬于機(jī)密文件，只有擁有檔案管理權(quán)限的單位才能將檔案拆開(kāi)查驗(yàn)以及將檔案審核密封，沒(méi)有檔案保管權(quán)限的單位以及個(gè)人是不允許將檔案拆封的。 如果有個(gè)人或者單位不遵守相關(guān)規(guī)定私自拆封，有檔案管理權(quán)限的單位可以拒收相關(guān)檔案，因?yàn)闄n案的不穩(wěn)定性因素較多，拆開(kāi)后無(wú)法保證檔案的真實(shí)性和完整性。 檔案被拆封之后，可能被相關(guān)單位拒收，那么檔案就會(huì)變成“廢”檔或 “死”檔，重建檔案流程非常復(fù)雜。 檔案私自拆開(kāi)后還會(huì)被人才市場(chǎng)拒收，導(dǎo)致考研、考公務(wù)員等受到影響。此外，還會(huì)影響個(gè)人享受相關(guān)權(quán)益，比如特殊工種提前退休等。

檔案轉(zhuǎn)遞是以公對(duì)公的方式進(jìn)行的，且需要單位出具調(diào)檔函。即使是自己的檔案，也不允許個(gè)人持有，更不允許將檔案上的封條私自拆開(kāi)。 當(dāng)事人如果需要查詢相關(guān)檔案，也需由檔案管理人員操作進(jìn)行拆、封。如果不小心拆掉了檔案袋上的封條，需要到相關(guān)單位去重貼封條并蓋章。 然而，對(duì)已經(jīng)拆開(kāi)的檔案袋重貼封條并不容易，因?yàn)闄n案里的內(nèi)容有沒(méi)有更換、文件是否缺失都需要進(jìn)行核查。 如果個(gè)人檔案是由畢業(yè)院校拿出的，那么就需要聯(lián)系原畢業(yè)院校重新對(duì)檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案材料真實(shí)、無(wú)涂改，由原畢業(yè)院校重新進(jìn)行密封、蓋章，使檔案重新具有法律效力。 如果審查發(fā)現(xiàn)被拆封檔案里存在材料丟失，則需要找出具材料的相關(guān)單位補(bǔ)辦，如果無(wú)法補(bǔ)齊原件，則需要相關(guān)單位補(bǔ)充出具證明，然后審核、密封、蓋章。